私は数年前からアタックスグループのセミナーやグループ外の研修機関などでファシリテーションセミナーの講師を務めています。セミナーの参加者に日頃の会議について聞いてみると、「各人の報告に終始している」「えらい人が一方的に話すことが多い「発言が少なく活発な議論にならない」など、多くの問題点があがります。皆さんの会社の会議にも同じような問題があるのではないでしょうか。そこで、今回は会議を活性化させるためのポイントを３つ解説します。

★必要な会議だけ開催する

１つ目は『必要な会議やミーティングだけ開催する』ことです。
当たり前のことと思われるかも知れませんが、私たちは日常、この会議は本当に必要か、ということをほとんど考えません。特に定例的に開催される会議などが典型で、開催することが決まっているから、という理由で行っている会議が少なくありません。ぜひその会議は必要か、ということを考えて欲しいのです。

ところで、必要な会議と必要ではない会議はどのようにして区別したらよいのでしょうか？ 私は「次の行動につながるかつながらないか」で判断すべきだと思っています。個人でも組織でも価値を生み出すのは行動です。従って、会議を開く目的は、組織として行動を起こすためでなければなりません。次の行動につながらない会議はやめるべきです。まずこの観点で必要な会議だけ開催するようにしてください。

★目的を明確にする

２つ目は『会議の目的を明確にする』ことです。
会議には、次のような目的があるはずです。
①次のアクションの方向性、具体的な行動などを決める → 役員会など
②次のアクションのためにメンバーの現状に対する認識レベルを合わせる → 営業会議など
③将来のアクションのために自由にアイデアを出し合う → 企画会議など
④会社や部門のトップの方針をメンバーに徹底する → 方針発表会など
このような会議の目的を明確にすべきです。目的を意識しないまま開く会議は、参加者もどんな発言をすればいいのか戸惑ってしまい、静かな会議になってしまいます。ぜひ会議の目的を明確にしてください。

★論点を具体的にする

３つ目は『論点や発言して欲しいことを具体的に提示する』ことです。
例えば、部下と面談を行う場合「最近、調子はどう？」といった問いかけをする上司を見かけます。このように抽象的な質問をされても部下は「どうと言われても、まぁ、頑張ってますけど・・・」と曖昧な返事しかできないでしょう。これは明らかに上司の準備不足です。特にオンラインでは沈黙が続くとリアル以上にいたたまれない気持ちになります。そのために、論点や発言内容は具体的に提示すべきです。

できれば、「はい」か「いいえ」で答えられるレベルまで具体化した方がよいでしょう。在宅勤務をしている部下と面談する場合を例にすれば、
・自宅で仕事をしているとき、これはどうしたらいいんだろう、などと戸惑うことはありませんか？
・家族がいる中で仕事をしていて、困ることはありませんか？
・パソコンや通信環境など、ハード面で更に必要なものはありますか？
などの論点を用意しておくべきです。

同様に何かを決める会議なら、原案を作ってそれについて賛否を問う形にすべきです。「これについてどうしたらいいか、意見をお願いします」と言っても、普段そのことについて真剣に考えていない人は、なかなかその場で意見は言えません。原案があれば
「この点は仕事が効率化できるのでよいと思います」
「実施時期が早すぎて社員が準備できない可能性があるので、もう少し余裕を持ったスケジュールにしてはどうでしょうか」
など、意見が格段に言いやすくなります。

以上、今回は会議を活性化するためのポイントを３つご紹介しました。会議活性化には他にも色々なポイントがあります。詳しく知りたい方は私が講師を務めているセミナーにぜひご参加ください。